Header image alt text

Johannes

Time management.

Tips voor instellen Outlook. 

Dit zijn ‘slechts’ delen uit het ”Elke dag je hoofd en inbox leeg” boek, gebaseerd op de methodologie
van “Getting things done” van David Allen wellicht inspireren ze tot meer. 

Begin met het uitzetten van je mail indicaties (ballonnetje en de enveloppe)

Vinkjes uit bij de onderste twee opties uit. Dit kun je doen bij opties: Email-Ontvangst van bericht

Mail gelezen?

Dan niet terugzetten maar meteen beslissen wat je er mee gaat doen. (zie de link onderin deze mail)
Vraag je af:
- Wat is het?
- Ga ik er deze week iets mee doen?
Nee:
- Afval? Direct de prullenbak in (je kunt het immers altijd nog terug halen)
- Later/Misschien  (maak er een taak van zonder datum!)
- Gelezen, maar bewaren => archief
(ik sla het projectenstuk even over)
Ja:
- Kan het binnen twee minuten (direct doen!)
- Moet het op een bepaalde datum gedaan worden (taak in agenda)
- Ik ga het doen zodra ik tijd heb (wel tijd daarvoor reserveren)

Wat  tips:
Mail vertraging
Maak een nieuwe regel aan in outlook, gebruik daarvoor de wizard.

Bijvoorbeeld 7 minuten wachten en als het de hoofdletters “SPOED” bevat, dan direct verzenden.
Alle mail wordt 5 minuten vastgehouden voor deze naar buiten gaat, dit voorkomt “Oeps” mailtjes. Toch spoed?? Typ [spoed] ergens in de mail (maak de tekst wit en je ziet het niet eens) en de mail gaat direct.

Wachten op antwoord
Maak een nieuwe regel aan in outlook, gebruik daarvoor de wizard.

Mail waarin mijn naam staat met twee puntjes er achter (je kunt natuurlijk ook iets anders verzinnen) maakt automatisch een !kopie! naar de map “wachten op mail”.
Deze map kijk ik elke paar dagen na om te zien of ik al reactie heb gehad, zo ja… delete mail (daarom ook kopie!)

 Archief
Ook zo’n mailbox of archief structuur met zeer veel submappen??Niet doen! één map aanmaken, kort archief!

Daar kan alles in, zoeken in outlook gaat sneller dan zelf terugvinden.
Ik kan eventueel wel helpen bij vragen, bv via Office Communicator.

Wat links…
“Meer effect” geeft trainingen in Nederland op basis van GTD.

Het boek van hun is zeker een aanrader: http://www.meereffect.nl/diensten-producten/boeken/elke-dag-je-hoofd-en-inbox-leeg/
Het schema http://www.meereffect.nl/downloads/gtd_flowchart_meereffect_nl.pdf
Extra tips: http://www.meereffect.nl/extra/